Tầm quan trọng của phần mềm hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp như thế nào và tại sao?
Doanh nghiệp cần chủ động
sử dụng Hóa đơn điện tử trước mốc thời gian “bắt buộc” 1/11/2020. Tuy nhiên,
trên thực tế Doanh nghiệp muốn triển khai thuận lợi Hóa đơn điện tử thường phải
thông qua đơn vị cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử.
Lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử nào phù hợp và tốt nhất cho Doanh nghiệp?
Trên thị trường hiện tại
xuất hiện nhiều phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, Doanh nghiệp không khỏi băn
khoăn và lo lắng về việc lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử như thế nào để phù hợp
với Doanh nghiệp mình. Trước tiên, cùng baogiahoadondientu.com liệt kê các tiêu chí quan trọng để lựa chọn.
Năm Tiêu chí “vàng” lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử
a. Hóa đơn điện tử phải có tính hợp pháp
Hóa đơn điện tử đó phải
hợp pháp. Tức là phần mềm hóa đơn điện tử đó phải được thiết lập và xây dựng
theo đúng quy chuẩn và nội quy của nhà nước về hóa đơn điện tử về cả nội dung,
hình thức sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Hóa đơn điện tử có
giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy
về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được
tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là
thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức
phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong
hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.
Căn cứ theo quy định trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các
yêu cầu sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy
về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong
hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Đây là tiêu chí đầu
tiên mà bạn cần quan tâm và đặt nó lên hàng đầu, bởi tất cả những chứng từ hoặc
hoạt động kinh doanh nào đều phải tuân theo những quy định của pháp luật thì mới
được công nhận và có giá trị pháp lý.
b. Phần mềm hóa đơn điện
tử phải đảm bảo đáp ứng đủ lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại
Áp dụng hoá đơn điện tử,
có nghĩa là doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát
hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục
kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông
tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử
tốt nhất
Thêm vào đó, doanh nghiệp
sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm
chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ,
tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn
giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…
Doanh nghiệp khi lựa chọn
phần mềm Hóa đơn điện tử, phải đảm bảo phần mềm đó đáp ứng tốt nhất các lợi
ích:
Tiết kiệm được thời
gian
Cắt giảm chi phí so với
Hóa đơn giấy
An toàn, bảo mật, chống
làm giả
Giảm chi phí tuân thủ
thủ tục hành chính thuế
Vì vậy doanh nghiệp
không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng
hóa đơn …..
c. Chi phí phần mềm hóa
đơn điện tử hợp lý
Khi chuyển đổi từ Hóa
đơn giấy sang Hóa đơn điện tử, lý do nhiều Doanh nghiệp chuyển đổi do yêu cầu bắt
buộc chuyển đổi của Chính phủ, nhiều Doanh nghiệp chủ động sử dụng vì lợi ích
Hóa đơn điện tử đem lại. Nhưng hơn hết, khi sử dụng Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp
luôn mong muốn chi phí chi trả cho việc sử dụng Hóa đơn điện tử phải nhỏ hơn
chi phí Hóa đơn giấy trước kia.
Xem thêm về báo giá hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
Xem thêm về báo giá hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
Nếu chi phí Doanh nghiệp
sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử hàng tháng nhỏ hơn hẳn số tiền mà trước đó
Doanh nghiệp phải chi trả cho việc mua, in ấn hóa đơn, nhân viên để xử lý, Thiết
bị làm việc, thời gian,… thì Phần mềm Hóa đơn điện tử đó đáng được đầu tư chuyển
đổi.
Thật là tệ! khi bạn bỏ
tiền ra mua một sản phẩm với giá cao ngất ngưởng mà nhận lại được một sản phẩm
có chất lượng kém hiệu quả. Vì vậy, bạn hãy đặt ra tiêu chí rõ ràng và cân nhắc
thật kỹ lưỡng trước khi chọn một nhà cung ứng cho mình.
d. Chất lượng phần mềm
hóa đơn điện tử phải đảm bảo
Lưu ý là phần mềm có tốt hay
không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm,
chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm
bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì. Bởi nếu Doanh nghiệp lựa chọn phần
mềm chất lượng không tốt có thể thời gian, chi phí tăng lên hơn so với Hóa đơn
giấy, quan trọng là khách hàng sẽ không hài lòng về Doanh nghiệp.
Khi lựa chọn Phần mềm
Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp xem rõ thời gian bảo hành và hỗ trợ phần mềm từ
phía đơn vị cung cấp.
Bên cạnh đó, hãy đảm bảo
rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với
những nhu cầu về Hóa đơn của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm
có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhật khi hoạt động kinh doanh của công
ty tăng trưởng.
e. Phần mềm hóa đơn điện
tử phải an toàn, bảo mật
Lưu trữ hóa đơn điện tử
theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa
đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của
đơn vị cung cấp. Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp
phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp
giải pháp về tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế.
Phần mềm hóa đơn điện tử
của nhà cung cấp phải ứng dụng công nghệ an toàn, bảo mật. Phải đảm bảo Hóa đơn
của Doanh nghiệp không bị rò rỉ bất cứ thông tin nào từ nội bộ công ty ra ngoài.
Az Invoice là phần mềm
Hoá đơn điện tử tốt nhất cho Doanh nghiệp
Được phát triển bởi
MISA – Đơn vị hàng đầu Việt Nam với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển
phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,… cho hơn 200.000 tổ chức và
hàng triệu cá nhân, AZ INVOICE đáp ứng đầy đủ 5 tiêu chí khắt khe về phần mềm hóa đơn điện tử.
Điểm vượt trội của phần mềm hóa đơn điện tử AZ Invoice so với những phần mềm hóa đơn điện tử khác là sản
phẩm ứng dụng công nghệ BlockChain, đảm bảo tính an toàn, minh bạch và tin cậy
của hóa đơn điện tử.
AZ INVOICE là phần mềm
hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định
119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,… Người mua tức thời nhận
được hóa đơn điện tử qua Email, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
Vì sao phần mềm hóa đơn điện tử AZ Invoice được ưa chuộng nhất
Sẵn sàng kết nối với mọi
phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn
điện tử.
Khởi tạo và phát hành
hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop tránh gián đoạn
công tác bán hàng
Theo dõi hạn nợ và
thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile tránh bị phạt trả chậm
Tự động tổng hợp Tờ
khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê
khai thuế
Tra cứu hóa đơn trên
mobile mọi lúc, mọi nơi. Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ
liệu chuẩn quốc tế …
Quý khách có thể tham khảo thêm về bảng báo giá chữ ký số Token
Quý khách có thể tham khảo thêm về bảng báo giá chữ ký số Token
